Подтверждение о получении письма в электронной почте

Электронная переписка как доказательство в гражданском процессе

Подтверждение о получении письма в электронной почте

С развитием компьютерной техники и цифровых способов связи, участники гражданских правоотношений начали использовать электронную переписку для регулирования отношений, в частности для согласования, уточнения, а порой и для изменения условий договора.

Таким образом, важная информация, которая может понадобиться сторонам при разрешении спора в суде, нередко может содержаться только в истории электронных писем и не дублироваться на бумажном носителе информации.

Частое использование электронных почтовых сообщений связано с их распространенностью в обороте и практически полной невозможностью удаления.

В связи с этим вопрос о статусе и допустимости использования электронных писем в гражданском процессе является спорным на протяжении нескольких лет.

Для начала необходимо разобраться, что понимается под электронным письмом. Вероятнее всего, по смыслу законодательства, это «электронное сообщение», т.е. «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети»[1].

Федеральное законодательство не раскрывает соотношение понятий «электронное сообщение» и «электронный документ». Можно обратиться к Приказу Казначейства РФ от 03 ноября 2010 года № 287[2], в котором сказано, что электронное сообщение имеет статус документа, если оно заверено электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Следовательно, для электронного сообщения (в т.ч. и для электронного письма)  необязательно наличие электронной подписи.

Теперь следует перейти к вопросу о статусе электронных писем в гражданском процессе. Электронное письмо может являться доказательством в гражданском процессе, поскольку ст.

55 ГПК РФ закрепляет, что «доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела.

Эти сведения могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов». В соответствии со ст.71 ГПК РФ электронное письмо относится к письменным доказательствам, т.к.

«письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом».

Следует обратить особое внимание на то, что для использования электронных материалов в качестве письменного доказательства в суде необходимо обеспечить способ установления их достоверности. Если это электронный документ, то законодатель устанавливает способ обеспечения его достоверности – электронно-цифровую подпись. Статус электронной переписки же вызывает сомнения.

Электронное сообщение не является документом, поэтому электронной подписью он не заверяется. Для принятия сообщения электронной почты в качестве письменного доказательства, в случае если сторонами данный документ не оспаривается, а также, если речь не идет о заключении договора посредством обмена такими сообщениями, наличие электронной цифровой подписи не обязательно[3].

Электронное сообщение хранится в памяти компьютера, с которого оно было отправлено (при использовании почтовых программ типа Microsoft Office Outlook), либо на сервере почтовой службы, если использовалась бесплатная онлайн-почта (Yandex, Google, Mail). Таким образом, подтвердить отправку письма с определенного компьютера или IP-адреса возможно.

Более сложным является вопрос о доступности этого компьютера, т.е. могло ли третье лицо им воспользоваться для отправки сообщения. Доказать же этот факт практически невозможно.

Утверждение стороны об отсутствии факта отправки им электронного сообщения может быть подтверждено показаниями, иными документами, свидетельствующими о том, что лицо не могло получить доступ к компьютеру, с которого отправлялось письмо в интересующий момент времени.

Электронные почтовые сообщения стали одним из самых широко используемых источников доказательственной информации в США.

И с 1 декабря 2006 года в Федеральные правила гражданского судопроизводства США (Rules of Civil Procedure) были внесены серьезные изменения, касающиеся представления и оценки электронных документов и сообщений.

Они были вызваны широкой распространенностью электронных почтовых сообщений в судах, в 2005 году их доля среди всех электронных документов составила 70%[4].

Если ранее суды США применяли во внимание лишь официальную деловую переписку, то 29 марта 2011 года судом было принято решение, которое является значимым как для судебной системы США, так и для судебной системы в целом[5]. В качестве доказательства изменения условий договора, суд принял во внимание переписку в программе Jabber между представителями истца и ответчика. В итоге было вынесено решение, мотивированное, главным образом, содержанием этих электронных сообщений.

В российском гражданском судопроизводстве суды не уделяют должного внимания электронной переписке участников спора.

Это вызвано большими финансовыми затратами, техническими трудностями, возникающими при истребовании и исследовании такого типа доказательств.

Но трудности аутентификации и идентификации электронных почтовых сообщений не должны полностью исключать возможность использования электронных почтовых сообщений в качестве доказательств в суде[6].

Таким образом, необходимо предоставить возможность сторонам ссылаться на электронную переписку в процессе доказывания своей позиции, если переписка позволяет установить получателя, отправителя и содержание письма, а также получена законными способами. Суду же предстоит не пренебрегать ими и оценивать данные доказательства с учетом свойств относимости, допустимости, достоверности и во взаимосвязи с другими доказательствами.

[1] Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 27.07.2010 г.) // «Российская газета» – Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г. [2] http://base.garant.ru/12182661/ [3] Брановицкий К.Л. Информационные технологии в гражданском процессе Германии (сравнительно-правовой анализ). Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата юридических наук. Екатеринбург. 2009. [4] Храмцовская Н. Триумф цифровых документов: суд рассмотрит все. URL: http://www.cnews.ru/cgi-bin/oranews/get_news.cgi?tmpl=top_print&news_id=243188. [6] Ворожбит С.П. Электронные средства доказывания в гражданском и арбитражном процессе. Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата юридических наук.  Санкт-Петербург. 2011.

Источник: https://zakon.ru/Blogs/elektronnaya_perepiska_kak_dokazatelstvo_v_grazhdanskom_processe/1898

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Подтверждение о получении письма в электронной почте

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту.

Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

 Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики – стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию.

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма – это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией.

Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу.

Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему.

 Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе.

В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя».

 В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя».

 В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении.

Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации.

Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений.

Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл.

 Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной.

Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики.

Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта – это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит.

По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения.

Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать.

Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего – это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма.

Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию.

Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение.

Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

Источник: http://life.mosmetod.ru/index.php/item/pravila-napisaniya-elektronnogo-pisma-ili-etiket-elektronnoj-pochty

Как узнать, прочитано ли письмо на почте

Подтверждение о получении письма в электронной почте

Рассылка по интернет-маркетингу: Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

  • /
  • Блог
  • /
  • Как узнать, прочитано ли письмо на почте

Время чтения: 6 минут Нет времени читать? Нет времени? Иван Иваничев Редакция «Текстерры»

Пожалуй, каждый – хотя бы раз в жизни – хотел узнать, прочитано ли письмо. Типичные ситуации:

  • Откликнулись на интересную вакансию. Отправили резюме, портфолио и сопроводительное письмо, а в ответ тишина. Полная неопределенность.
  • Участвуете в творческом конкурсе. Сроки поджимают, скоро будут определять победителя. При этом вообще непонятно, смотрели вашу работу или нет.
  • Отправили прайс-лист / медиакит по e-mail. Хотите позвонить потенциальному клиенту вскоре после того, как он ознакомится с коммерческим предложением. Не знаете, когда это произойдет.

Уведомление о прочтении – не вариант: пользователь может отказаться отправлять подтверждение, при этом прочитать письмо и ничего не ответить.

Сервисы email-маркетинга и постмастеры, конечно, дадут необходимую статистику, но они актуальны только при массовой рассылке с собственного домена. Обычному пользователю все это ни к чему.

Таким образом, остается два способа узнать, прочитано ли письмо на почте «Яндекса» / Mail.Ru / Gmail.

1. Использовать готовые решения: специальные сервисы и расширения

Есть ряд сервисов и браузерных расширений, позволяющих отследить, открыл ли адресат ваше письмо. Это самый простой путь, вот только, к сожалению:

  • Многие бесплатные продукты устарели / работают некорректно.
  • За современные и удобные решения надо платить, иначе – ограничения и реклама.

Я изучил три разных инструмента для email-трекинга. Среди них:

  • GetNotify, который не обновлялся с 2012 года.

Принцип работы: чтобы узнать, прочитано ли письмо, нужно отправить его по адресу вида mail@mail.ru.getnotify.com. Затем сервис, очевидно, добавляет в контент скрытый код и перенаправляет письмо непосредственно адресату – mail@mail.ru. Когда получатель открывает его, отправителю приходит уведомление на почту.

Все бы хорошо, но есть проблема с кодировкой, и ругается почтовая служба.

  • Bananatag – красивый, но эффективный на 0 %.

По описанию Bananatag – отличное решение: 5 писем в день бесплатно; подробная статистика; интеграция с Gmail, Outlook и мобильными email-клиентами.

По факту – ни одно прочитанное письмо не отобразилось в дашборде. Хотя я пробовал писать и на «Яндекс», и на «Мейл». Сервис даже не смог сообщить, прочитано ли письмо, отправленное самому себе на Gmail 🙂

  • MailTrack для Gmail, с которым все ОК, кроме саморекламы.

MailTrack – полезнейшее расширение для Chrome, Firefox, Opera и Edge. Оно позволяет узнать, когда прочитано письмо на почте.

К недостаткам инструмента можно отнести саморекламу в подписи, однако она отключается всего за полтора доллара в месяц. Если же купить подписку за 2, 5 $, можно настроить отслеживание кликов и оповещения в режиме реального времени.

2. Внедрять пиксель и отслеживать открытия через GA

Это путь для тех, кто не ищет легких путей. И, конечно, любит HTML и веб-аналитику.

Суть:

  • В HTML-код письма через тег внедряется картинка 1 x 1 (далее – скрытый пиксель).
  • Когда получатель открывает письмо, нужные данные передаются в Google Analytics.
  • Система засчитывает событие – так вы узнаёте, прочитано ли письмо.

Шаблон скрытого пикселя –

Подробнее о параметрах URL:

  • v – версия протокола, менять цифру не нужно.
  • tid – идентификатор счетчика Google Analytics. Можно использовать уже имеющийся или создать отдельный. Если не знаете, как – читайте в нашем руководстве.
  • t – тип действия. В нашем случае это событие, поэтому – “event”.
  • cid – анонимный идентификатор клиента. Можно вписать что угодно, главное, не упоминать там персональные данные. E-mail получателя тоже нельзя.
  • ea – тип события. Мы хотим узнать, открыто ли письмо, поэтому ставим “open”.
  • ec – категория события. Параметр необязательный, но с ним удобно изучать отчеты.

Теперь вопрос в том, как внедрить этот волшебный код в письмо. Есть несколько вариантов:

  1. Через редактирование HTML в Google Chrome.

Суть метода: нажать на «просмотреть код» → найти нужный кусок (по словам из письма) → кликнуть правой кнопкой и выбрать “edit as HTML” → сохранить через Ctrl+Enter. Все это нужно сделать, когда письмо полностью написано, но еще не отправлено.

Увы, этот вариант не очень. В интерфейсах «Яндекс.Почты» и Gmail вообще не сработало. С «Мейлом» получилось, но с глюками: код сработал больше сотни раз еще до того, как письмо было прочитано.

Sendhtmail – простой бесплатный сервис, который отправляет HTML-письма. В один клик вставляете код и вперед.

Сразу так отправлять письма получателям – не вариант. Правильное решение: сначала написать себе на e-mail, а затем уже пересылать другим. Главное, не забыть поменять тему письма.

Шаблон HTML-письма со скрытым пикселем: Привет!
Это тест HTML-письма со скрытым пикселем

С уважением, Иван.

Учтите: код сработает, когда вы откроете письмо от sendhtmail.ru, чтобы переслать его дальше. Этого можно избежать, если отключить отображение картинок в своей почте.

  1. Через Mozilla Thunderbird.

Если вы еще не отвыкли от десктопных почтовых программ, можно использовать Thunderbird. Бесплатный кроссплатформенный софт от Mozilla позволяет вставлять HTML-код в письма.

Обратите внимание

  • Скрытый пиксель не сработает, если адресат отключит отображение картинок в браузере / почтовом сервисе. Правда, сейчас так мало кто делает – нет ограничений по скорости и объему трафика, как раньше.
  • Прежде чем отправлять важные письма со скрытым пикселем, нужно понять, что выбранный способ работает. То есть, сначала пробуйте на своих имейлах. В Google Analytics результат виден сразу, если открыть отчет по событиям в реальном времени (как на скриншоте в начале второго раздела).
  • Код может сработать раньше: в процессе вставки через Chrome / пересылки письма от Sendhtmail / попытки отправки в Thunderbird. Отслеживайте такое в реалтайм-режиме Google Analytics. И на всякий случай сравнивайте дату / время отправки письма и регистрации события в счетчике.
  • Если счет писем идет на сотни, рассылка становится массовой – пора вообще забыть о бесплатной почте @yandex.ru / @gmail.com / @mail.ru. Регистрируйте домен, настраивайте постмастеры, используйте сервисы email-маркетинга.

TexTerra обучает профессии интернет-маркетолога с нуля.

Если зарегистрироваться заранее, будет скидка! Подробнее kak-uznat-prochitano-li-pismo-na-pochte Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter.

Источник: https://texterra.ru/blog/kak-uznat-prochitano-li-pismo-na-pochte.html

Электронное письмо – это доказательство

Подтверждение о получении письма в электронной почте

     Электронная почта как инструмент, с помощью которого передается значимая для ведения бизнеса информация, давно стала доступной каждому.

      Компьютерная грамотность, сетевая культура и эффект обезличенности общения посредством настольного или карманного цифрового помощника часто создают ситуации, когда пользователи задают юристу вопросы: «а электронную переписку можно использовать как доказательство?»

     Украинские суды чаще всего исследуют переписку, которая является (по мнению одной из сторон) основанием считать договор заключенным или не заключенным, договорные или внедоговорные обязательства – выполненными или не выполненными. Переписку, которая содержит те или иные факты, имеющие значение для объективного, полного и всестороннего разрешения судебного спора.

     Для правового поля Украины ситуация выглядит следующим образом.

     Гражданский кодекс в статье 207 содержит условия, при соблюдении которых сделка, которая должна быть заключена в письменной форме, считается заключенной именно в письменной форме. Это условия фиксации сделки («правочина») в одном или нескольких документах, в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны.

Сделка считается заключенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или иного технического средства связи. Сделка считается заключенной в письменной форме, если она подписана стороной (сторонами), а в случае участия в сделке юридического лица – то его представителем с проставлением печати.

Правовые основы электронного документооборота, в том числе в сфере договорных отношений, определяются законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».

Согласно статьям 5 и 6 этого закона, электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложением цифровой подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 11 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» предусмотрено, что электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота. Если предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения. В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.

Итак, что касается договоров – исходя из изложенного выше, если Вами использовалась соответствующая (т.е.

принадлежащая уполномоченному подписанту договора) электронная цифровая подпись, отправлен файл Вашему контрагенту и получено уведомление о прочтении Вашего сопроводительного письма – Вы выполнили все условия, и Ваш контрагент не осмелится отказываться в получении договора (советую вместе с договором направлять и сертификат открытого ключа подписи).

Это касается договоров, как документов. 

Какова ситуация относительно переписки?

Судами Украины применяются различные подходы к оценке распечаток электронных писем в качестве доказательств.

Некоторые суды довольствуются тем, что сторона спора предоставляет переписку со своим оппонентом, причем в таком объеме, чтобы из сути писем было четко понятно, что переписка велась именно между сторонами спора, и рассматривают такие распечатки как доказательства в совокупности с другими доказательствами.

Например: подрядчик уведомил заказчика электронным письмом о том, что он не имеет возможности приступить к выполнению работ на объекте заказчика в связи с тем, что охрана объекта не пустила его работников на объект.

Письмо было оформлено в виде сопроводительного письма с текстом «Исх. №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ, а во вложении прикреплено официальное письмо на бланке, с исходящим номером, подписью и печатью.

Заказчик получил это электронное письмо подрядчика, о чем подрядчику пришло уведомление.

Заказчик пытается взыскать с подрядчика неустойку за просрочку начала выполнения работ.

Что делать подрядчику? Он распечатывает исходящее письмо с уведомлением о невозможности своевременно начать работу, распечатывает вложение и предъявляет суду. Заказчик на суде заявляет, что из предоставленных подрядчиком электронных писем не установлено, какие именно письма ему направлялись.

На это суд указывает, что заказчик не опроверг доводов подрядчика, что подрядчик направил на электронную почту заказчика сообщение о невозможности приступить к работам, а не иные документы, при этом, указывает суд, подрядчик предоставил доказательства, что посылал в адрес заказчика именно такое сообщение, а не иные документы.

Заказчик может вообще отрицать принадлежность ему электронной почты, на которую было отправлено сообщение. В таком случае подрядчик аргументирует предыдущей или последующей перепиской, которая подтверждает принадлежность заказчику этой почты, например, уведомление заказчика о перечислении денег и доказательствами поступления денег  в сроки, указанные в письме, и т.п.

 Некоторые суды не довольствуются простыми распечатками и пояснениями представителей сторон или свидетелей, которые читали письма.

В таких случаях есть еще один способ доказать наличие и содержание переписки:проведение компьютерно-технической экспертизы на предмет исследования электронной почты.

Источник: https://www.freelawyer.ua/news/328

Этикет для бизнеса. «Сетикет»

Подтверждение о получении письма в электронной почте

Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим

«Сетикет» – это правила поведения и общения в сети Интернет. Здесь действуют основные правила этикета – взаимное уважение, корректность, такт. Оперативность, которую дарит Интернет, влечет за собой и оперативность в совершении этикетной ошибки. Поэтому при общении в Интернете должен быть обострен самоконтроль и внимание.

Электронная почта. Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим.

Деловое электронное письмо одновременно представляет и вас, и компанию. Помните, что первое впечатление от электронного письма аналогично впечатлению от первой встречи. Как и письмо на бумажном носителе, деловое письмо, направленное по электронной почте, должно быть кратким, точным и по существу.

Необходимо составлять его корректно, выдерживать в едином уважительном деловом тоне. Важнейшее требование – грамотность. Перед отправкой прочтите свое письмо как минимум один, а лучше два раза.

Даже при повторном прочтении могут быть обнаружены эмоциональные и смысловые неточности, грамматические ошибки.

Структура делового электронного письма:

· Приветствие и обращение. «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!». Приветствия «Добрый день», «Добрый вечер» и др. используется, но допускается их опустить, поскольку трудно определить время, когда адресат прочитает письмо. Некоторые употребляют фразу «Доброго времени суток», но ее вряд ли можно отнести к деловой переписке.

· , раскрывающее цель письма. Ясное и краткое. Деловое электронное письмо должно быть в два раза короче письма на бумажном носителе. Если у вас есть необходимость сообщить получателю большой объем информации, то необходимо в письме кратно описать суть обращения,  а все остальное оформить как вложение.

· Прощание и электронная подпись (ФИО, должность, название компании, рабочий номер телефона, адрес электронной почты, ссылка на сайт компании). Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

· Логотип, если он есть и если это необходимо.

Электронная почта, очень быстрый способ связи, но не стоит относиться к нему пренебрежительно и писать письма на скорую руку.

При оформлении письма обязательно заполняйте графу «Тема», это позволит выделить ваше письмо среди других, ускорит его поиск в случае необходимости, а также защитит от возможности отнесения получателем к категории «спам».

Тема должна формулироваться максимально четко. Например «Приглашение на конференцию», «Контактные данные компании «N» и др. При отправке в случае необходимости указывайте степень важности письма, но не злоупотребляйте этим.

По правилам этикета, при получении электронного письма, вы должны написать ответ, что письмо (письмо с вложениями) получено. Поэтому всегда отвечайте на присланные письма (исключение составляет спам). Время ответа на электронное письмо не должно превышать двое суток.

Составляя ответ на деловое электронное письмо, оставьте полученный текст без изменений, а сверху напишите свой. Это упростит получателю процесс восстановления в памяти сути переписки.

Если для подготовки ответа вам требуется значительно большее время, чем день-два, то следует оперативно подтвердить получение письма и сообщить о предполагаемых сроках ответа.

Если вы являетесь отправителем письма, то в целях уточнения факта его доставки, лучше позвонить адресату и уточнить дошло письмо или нет. Использовать функцию «отправка письма с уведомлением» не рекомендуется.

Также часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Практический совет: напишите письмо, сделайте все вложения, затем укажите тему письма и только в самом финале заполняйте строку «Адресат».

Это позволит вам отнестись к письму более внимательно, даст время перепроверить все ли составлено верно, и убережет от нелепой ошибки – молниеносной отправки письма с возможными опечатками. Следите за правильностью написания адреса получателя.

Интернет дает возможность быстро отослать электронное письмо, но и быстро совершить ошибку, за которую придется извиняться и выходить из некорректной ситуации, если письмо попадет не по тому человеку. Ошибки чаще всего происходят от спешки и небрежности.

Не стоит увлекаться смайлами при составлении делового электронного письма, оставьте их для личной переписки. Также не рекомендуется писать электронные письма прописными буквами, это выглядит как крик.

Деловое электронное письмо должно содержать только то, что может быть сказано человеку лично. К тому же помните, что руководство компании имеет право на доступ ко всем электронным письмам, отправляемым сотрудниками.

Электронная почта компании – это не ваша личная почта! Да и в Интернете нет конфиденциальности, поэтому следите за содержанием своих писем.

Рекомендуется проверять почту не менее трех-четырех раз в день и начинать с чтения более свежих писем. Поскольку ранние письма могут быть уже не актуальными.

Как и все правила этикета, «сетикет» базируется на здравом смысле и логике, а значит, упрощает общение с деловыми партнерами и весь рабочий процесс. Желаю оперативной, результативной и грамотной деловой переписки!

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Орфография и пунктуация автора сохранены 

Источник: https://pbs72.ru/articles/spets-proekty/etiket-dlya-biznesa-setiket/

Помощь права
Добавить комментарий