График поставок образец

Долгосрочный договор поставки товаров – образец

График поставок образец

В каких случаях уместно заключить бессрочный договор поставки

Договор поставки на неопределенный срок: поставка партиями

Рамочный договор поставки на год: рекомендации по составлению

На какой срок удобнее заключить длительный договор поставки

Образец договора поставки товара на длительный срок

В каких случаях уместно заключить бессрочный договор поставки 

Бессрочность договора означает отсутствие ограничений по времени для исполнения сторонами своих обязательств. Когда речь идет о договорах поставки, бессрочность означает привязку исполнения обязательств сторон к их же конкретным действиям. Такие действия могут иметь форму:

  • заявки, запроса заказчика;
  • предъявляемого поставщиком счета либо прейскуранта;
  • спецификации или допсоглашения, подписанных обеими сторонами. 

В законодательстве такие соглашения именуются рамочными договорами.

Их признаки и особенности установлены в ст. 429.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ). Согласно данной норме рамочные договоры определяют общие условия соглашения, а условия конкретных поставок устанавливаются отдельными разовыми документами.

В случаях, когда отдельные договоры по каждой поставке сторонами не заключаются, применяются правила общего рамочного соглашения.

На практике такие договоры могут заключаться, когда точную дату поставки, количество товара и качественные характеристики в силу различных причин определить невозможно. К примеру, когда неизвестно время выработки поставленной партии товара.

В целом рамочные соглашения позволяют сторонам действовать более гибко, не загоняя себя в ограниченные рамки. 

Договор поставки на неопределенный срок: поставка партиями 

ГК РФ не устанавливает ограничений по сроку, на который соглашение о поставке может быть заключено. В п. 7 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 (далее — ПП ВАС РФ № 18) сказано, что при отсутствии в договоре указаний на периодичность поставок или согласование поставок партиями применяются правила, установленные в ст. 314 ГК РФ.

Т.е. если из текста сделки невозможно установить дату передачи продукции, то ее следует произвести в течение 7 дней с момента получения соответствующего требования от покупателя.

Более важной деталью соглашений с неопределенным сроком является периодичность поставки. Периодичность поставок регулируется ст. 508 ГК РФ:

  • когда в соглашении не указаны конкретные сроки передачи продукции – передача осуществляется ежемесячно равными партиями;
  • если необходима поставка в определенные временные отрезки – необходимо четко указывать периодичность (можно оформить в виде отдельного графика, прилагаемого к договору). 

Отсутствие срока действия договора не означает отсутствия ответственности сторон в целом.

Согласно ст. 521 ГК РФ ответственность сторон в виде неустойки наступает при нарушении условий договора во время каждой периодичной поставки или поставки каждой партии. По данному поводу в п. 11 ПП ВАС РФ № 18 сказано, что неустойка взыскивается разово за просроченный период. 

Рамочный договор поставки на год: рекомендации по составлению 

По своей природе рамочное соглашение является безвозмездным, т.к. не предполагает конкретных условий сотрудничества (сроков поставки, сумм оплаты и т.д.). Обязательства возникают в соответствии с дополнительными соглашениями, которые детализируют условия рамочного.

Соответственно, актуальность обретает согласование в рамочном договоре формы дополнительных документов.

Рекомендуется конкретно указывать, какие документы (квитанции, накладные, отдельное соглашение) будут выражать волю сторон при каждой поставке.

Различается подход к составлению такого договора в зависимости от того, на кого возлагается обязанность по доставке товара покупателю:

  • При доставке силами поставщика в длительном договоре требуется указывать сроки поставки оплаченного товара (хотя бы в дополнительных документах).
  • Срок выборки продукции, согласно ст. 515 ГК РФ, должен быть определен в договоре. В противном случае действует правило о передаче в разумный срок (ст. 314 ГК РФ). В п. 8 ПП ВАС РФ № 18 сказано, что при отсутствии указания на срок выборки в договоре поставщик считается исполнившим свои обязательства в момент, когда товар был передан покупателю. 

На какой срок удобнее заключить длительный договор поставки 

Общее правило о договорных отношениях, указанное в п. 4 ст. 421 ГК РФ, гласит, что лица свободны в определении условий соглашения, в т.ч. периода его действия.

Соглашения о поставке с определенным сроком действия, к примеру на год, являются наиболее распространенной формой соглашений, ведь ограничение взаимных обязательств временными рамками представляется важным в силу неустанно меняющейся конъюнктуры рынка и ситуации в экономике в целом.

Гибкой формой договоров поставки представляется соглашение сроком на год с условием о возможности пролонгации. Условие о продлении может излагаться любым удобным для сторон способом:

  • как нуждающееся в выражении воли хотя бы одной из сторон;
  • как вступающее в силу по умолчанию (в отсутствие отказа хотя бы одной из сторон) и т. д. 

Отсутствие пролонгации делает спорным вопрос о возможности совершать в дальнейшем поставки и оплату по договору. Так, если договор:

  • содержит условие о прекращении обязательств по договору в связи с истечением его срока, то поставки, совершенные позднее, признаются самостоятельными договорами (1 товарная накладная — 1 договор), к которым не применяются условия первоначального длительного договора (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 20.01.2012 по делу № А29-2977/2011);

Источник: https://rusjurist.ru/dogovory/dogovor_postavki/dolgosrochnyj_dogovor_postavki_tovarov_-_obrazec/

График поставок продукции — пример планирования и контроля

График поставок образец

В данной статье изложены материалы главы «Контроль этапов поставки продукции», которая опубликована в книге Андрея Стыгаря «Разработка и запуск новых направлений и брендов торговых компаний».

Книга посвящена принципам и примерам разработки и ввода новых торговых марок в ассортимент компании.

Первый заказ создан, контракт подписан, вопрос о сертификации продукции решен (решается до отгрузки товара со склада поставщика). Наступило время размещения первого заказа.

На что мы акцентируем внимание в этом пункте? На данном этапе важно при отправке заказа поставщику спланировать все этапы поставки первой партии товара от производителя до склада вашей компании.

Именно первая поставка продукции является наиболее рискованным процессом, так как нет еще информации обо всех этапах поставки, и мы не знаем, где могут возникнуть проблемы, которые приведут к задержке поставки и в связи с этим к дополнительным затратам компании.

Поэтому после размещения первого заказа менеджеру по закупкам стоит запланировать все этапы первой поставки продукции новой торговой марки, которая вводится в ассортимент компании после длительного процесса разработки. Это позволит полностью контролировать и оперативно влиять на возникающие проблемы.

Итак, перед нами стоит задача определить все этапы поставки товара и создать «график поставок», контролирование которого дает нам возможность управления процессом.

Давайте рассмотрим возможные этапы поставки продукции, которые нам стоит учесть при контроле первой поставки.

При импорте продукции возможны следующие этапы поставки товара (при внутренних закупках некоторые этапы попросту отсутствуют):

1)   «з» – размещение заказа (создаём заказ и отправляем его поставщику),

2)   «пз» – получение и проверка подтверждения заказа (проверяем [1] выставленные закупочные цены, [2] номенклатуру и количество отгружаемых позиций, [3] адрес поставки),

3)   «от» – отгрузка заказа (контролируем своевременность отгрузки товара поставщиком, получаем по e-mail электронные копии отгрузочных документов),

4)   «н» – внесение приходных накладных в учетную программу (создаём в учетной программе приходные накладные на основании полученных расходных накладных от поставщика),

5)   «лс» – поступление товара на распределительный склад для дальнейшей компоновки грузов компании ,

6)   «т» – контроль прохождения товара через таможню (уточняем у экспедиторов или товар пришёл на таможню и в какие сроки будет пройдена таможня),

7)   «пр» – приход товара на склад компании,

8)   «оп» – оприходование товара (контролируем дату оприходования товара, помогаем складу разобраться с приходом новой поставки),

9)  «ц» – проверяем себестоимость нового прихода, корректируем продажные цены,

10)  «пл» – оплата поставщику за отгруженный товар (подаём внутреннюю платёжку на оплату поставки товара от поставщика).

Перечисленные этапы поставки первой партии товара не носят исчерпывающую информацию. Вы можете более детально прописать данные этапы с учетом специфики вашей компании. Здесь только стоит помнить о том, что мы планируем не только те этапы, на которые мы можем непосредственно повлиять, находясь на позиции менеджера по закупкам. Нет.

Очень важно запланировать и этапы, за которые отвечают смежные отделы компании (финансисты – за оплату заказа; экспедиторы и логисты – за сертификацию продукции, прохождение товара через таможню, поступление товара на вспомогательные распределительные склады компании…). Наша задача – это контроль всех важных дат поставки продукции.

Почему? Ответ прост – в большей степени вы заинтересованы, чтоб товар пришел вовремя на склад компании, и начались продажи. За отдельные звенья поставки отвечают различные отделы компании, которые не видят и не могут видеть весь процесс поставки от момента размещения заказа до его оприходования на склад компании.

Поэтому вы – ключевое лицо в управлении этапами поставки продукции. Вы консолидируете информацию и в ваших силах влиять на звенья системы.

После определения всех этапов поставки первого заказа наступает время визуализации данных этапов с учетом хронологии с помощью какого-то инструмента. Стоит сказать, что существует множество инструментов, которые могут вам пригодиться в организации процесса планирования, начиная от элементарных ежедневников, календарей в MS Outlook и заканчивая специализированными программами.

Ваше дело, какой инструмент использовать. В моем понимании – это предпочтения каждого человека, обусловленные привычкой и удобством применения определенного инструмента планирования. Так что навязывать здесь ничего никому не стоит. Самое главное, чтоб используемый инструмент применялся вами эффективно и позволял не упускать из вида этапы поставки продукции.

Ниже я опишу тот инструмент, который я сам люблю использовать на практике. Это «график поставок» реализованный с помощью пустографок. В таблице 23 вы видите календарь текущего месяца, в котором планируется поставка продукции. Данная таблица строится в MS Word и распечатывается на А4 в горизонтальном исполнении.

Затем данный лист А4 вешается в пределах видимости на рабочем месте. Задача данного графика в том, чтоб визуально все время напоминать об этапах поставки продукции. Визуализация – лучший способ не упустить процесс.

Например, в ходе тестирования  календаря в MS Outlook лично у меня возникала такая проблема, что в течении рабочего дня при максимальной загрузке я попросту закрывал всплывающие напоминания. Ежедневники, в свою очередь, ограничивают видимость в пределах недели, что не позволяет контролировать процесс шире.

Так что вам стоит поэкспериментировать и понять, какой инструмент наиболее эффективно позволяет вам реагировать на отклонения в этапах поставки товара.

Как вы видите, в таблице 23 отображены этапы поставок с помощью определенных сокращений. Эти сокращения были разработаны выше при описании возможных этапов процесса поставок.

Как были расставлены данные сокращения на графике поставок? Каким образом мы спланировали этапы поставок? При начале сотрудничества с новым поставщиком, мы всегда обсуждаем такие понятия, как сроки производства, сборки, упаковки и отгрузки заказа.

Для поставки «Поставщик 1» (таблица 23) видно, что после отправки заказа (3 число) поставщик обязуется на второй рабочий день (7 число) выслать нам подтверждение заказа. От момента подтверждения заказа и до момента отгрузки проходит 10 рабочих дней (18 число, пятница).

В свою очередь после получения информации об отгрузке товара со склада поставщика менеджер по закупкам по внутренним нормам компании должен в течении 1 дня внести приходные накладные в учетную программу.

Поэтому он четко понимает, что на 19 число (суббота) у него на руках должен быть весь пакет отгрузочных документов от поставщика.

После отгрузки товара поставщиком (в данном примере поставщик самостоятельно доставляет товар до распределительного склада нашей компании) нам стоит ожидать приход товара на распределительный склад компании в течении 2 рабочих дней (22 число). Через 5 дней после прихода товара на распределительный склад наступает следующий этап – прохождение таможни (28 число), после которого через 1 рабочий день товар должен прибыть на склад нашей компании 29 числа текущего месяца. Сотрудникам компании отводиться 1 день на проверку и оприходование первой поставки продукции.

Теперь давайте обсудим, каким же образом вы должны контролировать этапы поставки продукции. Ранее в таблице 23 мы запланировали этапы поставок по двум поставщикам.

Нам необходимо с наступлением нового рабочего дня обновлять график поставок – отмечать, какие этапы перенесены, какие выполнены… В таблице 24 отображен обновленный график поставок на 8 число текущего месяца. Как вы видите, оранжевым фоном отмечены все числа, которые уже прошли.

Таким образом, мы понимаем, что сегодня у нас 8 число месяца. С начала месяца и по 8 число было запланировано 2 этапа – размещение заказа «Поставщику 1» и получение (проверка) подтверждения заказа от данного поставщика.

Если этапы отмечены зеленым фоном, то это говорит нам о том, что выполнение этапов было своевременным. Также мы видим остальные этапы, которые планируются к выполнению в текущем месяце уже после 8 числа (они отмечены цветом желтого фона).

Как обновляется «график поставок», если вы его напечатали на А4 и распечатали? Все довольно просто. Вам необходимо запастись маркерами нужного цвета. Этапы могут вписываться ручкой или карандашом. А фон ячейки, в которой записан этап поставки, можно закрашивать маркером соответствующего цвета.

Плюс описанного графика поставок в том, что он всегда у вас перед глазами.

При еженедельных или ежемесячных поставках он захватывает 30-дневный диапазон, который помогает видеть процесс поставки на более глобальном уровне.

Заполнение графика позволяет вам концентрироваться на этапах поставок продукции и не забывать о них при существующем множестве дополнительных задач менеджера.

Обратите внимание, что описанный инструмент применяется также в дальнейшем при регулярных поставках продукции.
P.S. Следите за нашими новостями. Полная версия книги «Разработка и запуск новых направлений и брендов» будет доступна для приобретения с 15.11.2014.

Источник: http://s-tigers.com.ua/2014/11/13/grafik_postavok/

График поставки материалов: образец, советы по заполнению

График поставок образец

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > График поставки материалов: образец, что следует учесть при оформлении

Исполнители используют в своей работе различные приспособления. Они могут быть оплачены как компанией-заказчиком, так и самими рабочими. Согласно общим правилам, особенности работы с инструментами и материалами в данном случае определяются трудовым соглашением, либо другим видом договора, заключаемого между сторонами.

Что это за документ?

Поставка материалов

Графиком обычно называют расписание, согласно которому выполняются те или иные действия. Конкретные цифры и указания зависят от того, каких договоренностей удалось добиться с поставщиками либо конечными покупателями. Графики нужны для того, чтобы одна сторона зафиксировала свои обязательства перед другой.

График можно назвать своеобразным итогом работы по подбору наиболее оптимальных условий для завершения того или иного проекта. Это особенно важно, когда существует сразу несколько обязанностей. Так будет легче согласовать варианты взаимодействия с исполнителями.

Советы по оформлению

Сначала надо узнать о графике выполнения самой работы. Тогда обе стороны узнают, к какому сроку необходимо приобрести материалы. Не каждый строитель и представитель другой профессии готов сразу предложить подробное расписание, потому рекомендуется рассмотреть данный процесс подробнее.

На словах все может выглядеть практически идеально, а на деле выполнение проекта задерживается, и клиенты часто понимают это, только когда сроки подходят к концу.

Что обязательно должно присутствовать в документе?

Унифицированный бланк для графика поставок материалов отсутствует. Каждая компания оформляет документ по своему усмотрению.

Скачать график поставок материалов [26.50 KB]

Но есть пара важных моментов:

  • Ссылка на трудовой договор либо соглашение по созданию проекта, его завершению.
  • После этого рекомендуется подробно описать инструменты и материалы, которые передаются исполнителям.
  • Желательно указание конкретных сроков.

Руководитель компании утверждает график, поставив подпись. А работники подписываются и подтверждают, что они согласны с оговоренными условиями.

Как контролировать процесс?

Необходимо узнать, в какой срок пройдут поставки буквально каждого материала. Желательно заранее уточнить вопросы наличия на складе, планирование следующих поставок. Это особенно важно для оптовых поставщиков, которые постоянно работают с большими партиями.

График поставки материалов оформляется с опорой на сроки поставок вместе со временем выполнения самой работы. При возникновении любых вопросов их обсуждают с исполнителями прямо на объекте. После этого график станет максимально приближенным к реальности.

Есть всего две ситуации, когда допустимым становится внесение изменений:

Сроки поставок

  • Строители либо исполнители из других сфер задерживают сроки сами. Если заказчик это уже понял, ему необходимо опять запросить график с внесенными изменениями. После этого заказчики сами меняют свое расписание. Тогда лишние товары не будут лежать без дела, мешать выполнять проект. И не надо опасаться, что что-то испортится. Если что-то из материалов приходит раньше, можно воспользоваться услугой ответственного хранения.
  • Увеличение срока поставки. Либо ситуация, когда товары просто кончаются на складе. Если это происходит, можно действовать двумя способами. Либо пытаемся найти аналоги с подходящими свойствами, либо изменяем график, если время для нас не так критично. Главное – чтобы стороны согласовали друг с другом подобные решения.

Наконец, график поставок можно передать всем сторонам, заинтересованным в проекте. Клиенты и исполнители сами должны понимать, когда и как проводить определенные закупки. Ведь к данному моменту необходимо накопить определенное количество финансов.

Если согласование по какому-то материалу отсутствует, то его необходимо провести до того, как произойдет закупка. Каждый должен понимать, когда именно можно вводить корректировки в график. Это помогает справиться с задачей без серьезных задержек.

Графики часто помогают формировать коммерческие предложения для будущих клиентов и партнеров. После составления документа можно практически сразу начинать работу. Составление документа рекомендуется начинать только после того, как будут определены другие спецификации.

Документально график должен находиться в том же месте, где проводится сделка. Поскольку именно продавец становится основным участником процесса, во время которого осуществляются:

  • изменение
  • создание графика
  • контроль выполнения каждого этапа

Для контроля обычно составляют более конкретное расписание. Оно позволяет проследить за тем, как выполняются обязательства. В результате каждая из сторон эффективно работает с доступной ей информацией, своевременно принимая соответствующие решения.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://pravodeneg.net/buhuchet/primary/grafik-postavki-materialov-obrazets.html

Договор поставки Товара: что это, условия, образец

График поставок образец

18 мая 2016

Что такое договор поставки товара, в какой форме он заключается и каковы его условия? В какой момент следует осуществить поставку и как определить условия о сроках, качестве и количестве товаров, их приёмке, правильно прописать предмет договора и обезопасить себя от недобросовестного контрагента, исключив ряд предпринимательских рисков? Об этих и других условиях договора поставки, образец – в статье Фирммейкер.

Что такое договор поставки товара

Сухим юридическим языком, Договор поставки товара – это хозяйственный договор, разновидность договора купли-продажи. Сегодня Договор поставки наиболее часто применяемый. Его назначение – перенести права собственности на товар от поставщика на покупателя. 

Сам договор – это уникальное явление российского законодательства. Уже в 18 веке он специально регулировался отечественным правом, не имея аналогов в зарубежном законодательстве.  Поставка определялась как сделка, по которой Поставщик обязуется доставить Покупателю какую-либо  вещь за известную цену к известному сроку.

Разница с договором купли-продажи в том, что доставка вещи осуществляется не в момент заключения договора, а по истечении определенного промежутка времени.

Подчеркивалось, что признаком поставки является организационная деятельность Поставщика: он должен заготовить Товар – приобрести, довести до нужного состояния, доставить к нужному месту.

В советское время Договор поставки стал использоваться как инструмент выполнения плана, т.е. это плановый договор, по которому организация-поставщик обязуется передать в срок в оперативное управление организации-покупателю определенную продукцию согласно плановому акту распределения продукции. За многие годы планирования была наработана большая договорная практика.

Договор использовался для для расширения ассортимента (номенклатуры) продукции и товаров, повышения их качества, планирования поставщиком своего производства с учетом потребностей покупателей. Имелся связанный с исполнением обязательств по нему опыт кредитования поставщиков под отгрузочные документы. Детализировалось соответствующее законодательство, судебная практика.

Сегодня Договор поставки товара – качественный инструмент в хозяйственной жизни предприятия.

Его суть, подтвержденная коммерческой и судебной практикой, сводится чаще всего к взаимодействию производителя и продавца.

В рамках договора подлежат передаче не любые товары, а производимые или закупаемые Поставщиком. В качестве Поставщика выступает организация, специализирующаяся на производстве Товара либо Оптовый Покупатель.

Договор поставки регулируется десятками нормативных актов, ему отдельно посвящён параграф в главе ГК РФ. Мы расскажем о существенных условиях Договора, рекомендуем свою типовую форму.

Условие 1. Цель поставки – не связана с личным использованием

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в установленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

ОСОБЕННОСТЬ: субъекты договора поставки – только лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность. Поставка осуществляется для любых целей (последующая перепродажа, коммерческое потребление и т.п.), не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Условие 2. Договор поставки должен быть заключен в письменной форме с обязательным наличием предмета и срока поставки

Простая письменная форма (требования ст. 161 ГК РФ). Договор поставки считается заключенным с момента закрепления в нём всех существенных условий и его подписания сторонами сделки.

Существенными условиями договора поставки являются:

  • предмет поставки – условие о товаре, его количестве и качестве, ассортименте;
  • срок поставки (период поставки) – определение времени, в течение которого товар должен быть поставлен покупателю или иному уполномоченному им лицу, путем указания на конкретную календарную дату или ограниченного периода времени.

Отсутствие в договоре любого из существенных условий влечет незаключенность договора поставки.

РЕКОМЕНДАЦИЯ ФМ: всегда заключайте договор поставки в письменной форме.

УСЛОВИЕ 3. Предмет договора поставки должен быть детализирован

Предмет договора необходимо определить максимально точно и полно, перечислив все возможные характеристики товара (продукции), с указанием на возможные марку, модель, артикулы, иные характеристики. Важно определить вещь как индивидуально-определенную или перечислить родовые признаки, присущие только поставляемой Вами продукции.

Помимо указания на наименование товара, используйте каталоги (перечни, списки, реестры), классификатор производимой продукции (товаров), а если таковые отсутствуют – приводите ссылки на нормативные документы – ГОСТ Р 51503-2013 «Торговля. Термины и определения», используйте Общероссийский классификатор продукции ОК 034-2014, другие общепринятые нормативы в области движения товаров и продукции (ГОСТы, ТУ, Таможенные регламенты Таможенного Союза и т.п.).

Пример определения предмета договора поставки: «Поставщик обязуется поставить, а покупатель обязуется принять и оплатить облицовочный одинарный керамический кирпич марки М-150. Количество и качество, ассортимент, цена и иные характеристики, относящие к товару, указываются в спецификациях, которые согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора».

3.1. Качество и количество товара

Количество товара определяется в самом тексте договора или в приложениях к нему, например – в спецификациях (для соблюдения требований ст. 465 ГК РФ).

Качество поставляемой продукции обязательно регламентируйте ссылкой на нормативную документацию, в соответствии с которой она изготавливается (ГОСТ, ГОСТ Р, ТУ, сборники норм и правил, внутренние регламенты изготовителя).

3.2. Приемка товара

Приемку товара следует осуществлять по качеству и количеству. Используйте Инструкции о порядке приемки продукции по количеству П-6 и качеству П-7, утвержденные постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.1966 г.

Источник: https://firmmaker.ru/stat/pravovie-news/dogovor-postavki

График поставки – важный инструмент управления торговлей

График поставок образец

Некоторые клиенты спрашивают «что такое график поставки?», «зачем он нужен?», «почему просто нельзя получить товар и отгрузить его клиенту?». С одной стороны, все логично – есть сделка, в ней список необходимых товаров. Что-то есть на складе, чего-то недостает. Поставили резерв, что отсутствует – закупили.

Получили товар – отгрузили клиенту. Сделка закрыта. Все верно. НО. Может оказаться, что клиент осуществляет производство, и товар ему нужен частями в разные сроки. Или условия поставок таковы, что какая-то часть закупленного товара придет раньше, а остальное – чуть позднее. Для таких ситуаций и нужен график поставок.

1. Что, для чего, когда и кто

График поставок – расписание отгрузок товара клиенту. При этом в зависимости от нужд заказчика и договоренности с поставщиками отгрузки одного и того же товара могут осуществляться в разные даты. Нужен график для фиксации обязательств перед клиентом, контроля исполнения этих обязательств.

График поставки – это некий итог работы по запросу и подбору условий поставок, так как отражает какой товар в каких количествах по каким ценам и в какой срок мы можем отгрузить.

Особенно этот инструмент необходим, когда одна строка заказа на продажу «разбивается» на несколько составляющих, потому что часть требуемого клиенту товара придет к нам по 7 рублей и через 8 дней, а часть по 10, но через 5 дней.

Соответственно на основе графика поставки можно формировать коммерческое предложение для согласования его с клиентом, после чего работа со сделкой (закупка, отгрузка) будет начата.

Составление графика следует проводить непосредственно перед отправкой коммерческого предложения клиенту. То есть после того, как будет сформирована спецификация сделки, установлены резервы, подобраны условия поставки. Ответственным в данном случае выступает сотрудник отдела продаж, работающий со сделкой.

 График поставки создается на основе спецификации сделки, то есть его содержимое определяется теми товарами, которые мы хотим продать клиенту. Товар может иметь одно, несколько условий поставки или не иметь их вовсе. Удовлетворяющие этим условиям котировки также будут базой для графика: они определят отгружаемое количество и даты по каждой строке.

График должен быть отправной точкой для согласований с клиентом, совершения закупок и отгрузок. Поэтому при автоматизации процессов работы с графиком следует принимать во внимание все эти три момента.

Рисунок 1 – График поставки. Источники и результаты

2. Множественное создание графика поставки

При реализации инструментария для графика поставки в системе управления продажами следует предусмотреть создание графика для одного товара и всех строк сразу. С одним товаром все ясно, а вот вторая возможность требует дополнительного рассмотрения.

Почему? Потому что могут расходиться условия поставок по временным срокам, потребоваться частичная отгрузка клиенту по мере поступления товара.

Отсюда следует, что при формировании графика по всей спецификации одновременно, необходимо организовать диалог с пользователем информационной системы управления для выбора правил работы после создания графика. Например, для подбора дат отгрузки могут использоваться такие настройки:

  1. Совершить отгрузку всех товаров в один день. В этом случае система установит максимальную дату из всех имеющихся для спецификации условий поставки.
  2. Отгрузить все в заданную дату. Тут пользователь просто указывает в какую дату клиенту наиболее удобно получить весь товар.
  3. Частичные отгрузки. Отгрузки будут совершаться партиями в зависимости от поступления товара на склад.

3. Использование условий поставки при формировании графика

При оформлении сделки скорее всего последовательность действий продавца будет соответствовать цепочке «утверждение спецификации – резервирование – запрос условий поставок – график поставки».

Скорее всего, но не обязательно. Хотя бы потому, что в системе уже могут быть подобраны условия поставок для нужных товаров.

Тогда следует предоставить пользователю возможность выбора котировки прямо во время создания строк графика.

Но котировок может и не быть. По разным причинам. Просто нет. Будет удобно, если в системе для таких случаев предусмотрено автоматическое создание запросов на условия поставки. При этом если на данный момент в спецификации указана нулевая цена по товару, можно сделать автоматическую модификацию цены после подбора условий поставки.

Еще, вероятно, нам понадобится какое-то время на обработку товара при его приемке. Не стоит исключать большую загруженность склада, из-за которой может возникнуть задержка отгрузки. Поэтому будет хорошо, если пользователь при необходимости сможет указать число дней, требуемое на обработку товара.

4. Организация закупок на основе графика поставки

Закупки. Опять же для той ситуации, когда идеальная цепочка действий продавца по каким-то причинам нарушена, может быть так, что мы настолько уверены в имеющихся котировках, знаем все цены и сроки, что после формирования спецификации сразу перешли к графику.

И тут существует несколько вариантов: товар присутствует на складах в полном объеме, запасов нет вообще, запас есть, но покрывает потребность лишь частично. То есть сотрудник, создающий график, может и не знать реальную ситуацию.

Поэтому раз уж он не всегда сам проверяет всю информацию заранее, то хорошо бы иметь инструмент автоматического резервирования и генерации заявок на покупку.

При этом, как и во время подбора дат, можно ввести такие настройки:

  1. Не выполнять резервирование.
  2. Резервировать. В качестве склада использовать тот, что указан при регистрации сделки.
  3. Резервировать. Использовать любые склады. Тут следует контролировать права доступа для осуществления данной операции, так как в принципе логично, что не все пользователи могут ставить бронь на товар на любых складах, особенно если у нас большая филиальная сеть в разных городах и совершенно не нужно, чтобы сотрудник из Москвы забирал запасы из Рязани.

Если резерв покрывает не все нужное клиенту количество, то необходима закупка товара, заявку на которую также можно сгенерировать при создании графика. Причем хорошо, если это можно будет сделать как самостоятельно, так и автоматически, используя настройки пользовательского диалога.

Рисунок 2 – Составляющие графика поставки

5. Интерфейс

Что касается общего интерфейса инструмента графика поставки, то главное требование здесь – выполнение всех операций в одном окне, а еще лучше сопряженность со сделкой: в окне сделки можно добавить страницу или любой другой элемент, который будет содержать все, относящееся к графику.

Принципиально важно иметь график и сделку в одном месте, так как основной участник процесса создания, изменения и контроля выполнения графика – продавец, и такое устройство работы обеспечит меньшие затраты времени на поиск нужных инструментов и сервисов, чем если бы все необходимое располагалось в различных местах.

При создании графика удобно в одном окне видеть спецификацию сделки, строки графика для каждого товара, условия поставки товаров. Может возникнуть необходимость просмотреть график поставки по всем товарам одновременно – такую функцию тоже стоит предусмотреть.

Выше уже говорилось, что было бы удобно привязывать котировку к строке спецификации при создании графика. Отсюда следует, что и удобно было бы тогда просматривать эту котировку, не переключаясь на другие окна, то есть в том же месте, где происходит формирование расписания отгрузок. Маршрут следования товара также стоит выводить вместе с графиком.

Так на основе строки графика можно создать заявку на покупку, то нужно и отслеживать уровень ее выполнения, например, через систему статусов, а также вывод запрошенного, закупленного и уже отгруженного количеств.

6. Контроль выполнения этапов графика поставки

Есть расписание, необходимо и вести какой-то контроль за его исполнением для соблюдения своих обязательств и своевременного информирования клиента в случае возникшего форс-мажора.

Поэтому хорошо, если в системе есть, к примеру, отчет, позволяющий отслеживать по конкретному заказу или поставщику, или по всем документам наличие для товара графика поставки, заказанное количество, количество в пути, количество, отгруженное клиенту.

В заключение отметим, что использовать или не использовать график поставок в работе определяется бизнес-процессами компании.

Но достоинства данного инструмента вполне очевидны – с применением графика обеспечивается контроль над выполнением обязательств перед клиентом, достигается эффективная и комфортная работа со сделкой, так как в данном случае при использовании одного инструмента можно сразу и зарезервировать товар, и создать заявку на покупку, и определить другие настройки касательно закупки и отгрузки товара. Для ведения контроля за исполнением обязательств по сделке можно подключить и график отгрузки поставщика (backlog), что добавит в рассматриваемый вопрос еще одну точку контроля деятельности торговой компании.

Источник: http://logist.ru/articles/grafik-postavki-vazhnyy-instrument-upravleniya-torgovley

Помощь права
Добавить комментарий